Вакансия: секретарь-администратор
Зарплата: 25 000 руб.
Форма занятости: Полная занятость
Метод работы: Полный рабочий день
Задачи:
Прием и распределение телефонных звонков учреждении:
- устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать
деловую беседу в процессе телефонных переговоров;
- перенаправление телефонных звонков руководству и работникам
учреждения;
- регистрация поступающих телефонных звонков;
- получение необходимой информации и передача санкционированной
информации по телефону;
- сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия.
Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и
помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками;
- Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;
- Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации;
- Обеспечивать конфиденциальность информации;
- По просьбе руководителя при посещении высокопоставленных гостей
или гостя приготовить напитки (чай, кофе, прохладительные напитки).
Принимать документы и личные заявления, входящую и исходящую корреспонденцию по электронной почте и от сотрудников учреждения, передавать ее руководителю учреждения для визирования и на основании визы распределять для дальнейшей работы в соответствии с принятым решением, в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
Составлять и вести учетные документы; - Приказы по основной деятельности учреждения; - Журналы входящей и исходящей корреспонденции; - Журналы регистрации заявлений; - Вести базу данных касающуюся работников учреждения( контакты, дни рождения сотрудников с учетом вновь принятых и обновлять не реже одного раза в квартал ); - Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
- Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя работниками.
- По поручению директора составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
- По указанию руководителя, печатать служебные материалы, необходимые для его работы.
- Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации административно-распорядительной деятельности руководителя учреждения.
Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел учреждения, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
Образование:
Среднее профессиональное
Квалификация:
Срочно требуется.
Опыт:
2
