Вакансия: специалист
Зарплата: 22 263 руб.
Форма занятости: Полная занятость
Метод работы: Полный рабочий день
Задачи: - Организация работы с документами в приемной начальника Управления: получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную начальника Управления документов, подготовка и учет документов для рассмотрения начальником Управления;
- передача входящих документов исполнителям, в соответствии с резолюцией начальника Управления, организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений начальника;
- ведение базы данных документов Управления и информационно-справочной работы;
- обработка и организация отправки исходящих документов;
- ведение делопроизводства, проверка правильности оформления документов и отметок об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
- оказание помощи начальнику Управления в планировании рабочего времени;
- подготовка документов и материалов, необходимых для работы начальника Управления, осуществление контроля за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых начальнику Управления на подпись;
- Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета начальника Управления необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими товарами, обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой;
- Организация проведения телефонных переговоров начальника Управления, фиксация в его отсутствие полученной информации и своевременное доведение до сведения начальника Управления ее содержания, передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам; составление писем, запросов, других документов по поручению начальника Управления;
- Подготовка заседаний и совещаний, проводимых начальником Управления (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, регистрацию участников), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;
- Организация приема посетителей, ведение учета их заявлений, обращений и контроль их выполнения исполнителями;
- Ведение табеля учета рабочего времени работников Управления;
- Регистрация локальных актов Управления, их учет, хранение, передача копий в соответствующие структурные подразделения;
- Участие в разработке номенклатуры дел Управления, в работе экспертной комиссии;
- Организация хранения документов в приемной начальника Управления , составление описи дел, передаваемых на хранение в архив, и в установленные сроки сдача дел в архив);
- Оформление и выдача, в соответствии с поступающими запросами копий документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива Управления;
- Составление и оформление управленческой документации (составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов ,
Образование:
Среднее профессиональное
