Вакансия: Секретарь руководителя
Зарплата: 35 000 руб.
Форма занятости: Полная занятость
Метод работы: Полный рабочий день
Задачи:
Ведение базы данных документов организации.
Ведение информационно-справочной работы.
Ведение протоколов мероприятий.
Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками.
Доведение до сведения работников организации распоряжений главного врача.
Документальное оформление решений главного врача.
Контроль исполнения документов в организации.
Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.
Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа).
Координация деятельности по исполнению решений главного врача.
Обработка и отправка исходящих документов.
Оповещение работников о предстоящих мероприятиях.
Организация личного приема посетителей руководителем
Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации
Организация совещаний, сбор необходимого материала, оповещение участников.
Организация приема посетителей в кабинете главного врача .
Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
Отправляет исходящую корреспонденцию по почте или с курьером.
Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения.
Подготовка и передача дел в архив организации.
Перенаправление телефонных звонков главному врачу и сотрудникам больницы.
Подготовка входящих документов для рассмотрения главным врачом.
Прием и первичная обработка входящих документов
Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации
Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете главного врача
Проверка исполнения поручений главного врача в установленный срок
Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения
Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению
Соблюдает требования охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии, гигиены труда, противопожарной безопасности при эксплуатации помещений, оборудования.
Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, главного врачами подразделений и сотрудниками
Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации
Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения
Своевременное формирование и отправка отчетов
Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки)
Формирование и оформление дел постоянного, долговременного хранения
Образование:
Среднее профессиональное
Квалификация:
- дружный коллектив;
- трудоустройство согласно ТК РФ;
- дополнительный отпуск 14 календарных дней;
- социальный пакет;
-
полный рабочий день.
Опыт:
3
