Вакансия: Секретарь руководителя
Зарплата: 31 000 руб.
Форма занятости: Полная занятость
Метод работы: Полный рабочий день
Задачи: - Соблюдать правила делопроизводства, в том числе надлежащим образом учитывать и хранить документы и материалы, своевременно передавать их при уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни или оставления должности.
Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований, ведение и корректирование рабочего календаря министра.
- Учет и распределение поступающей информации, касающейся министра, своевременная передача документов, сообщений и информации министру и его заместителям (письменно или устно).
- Ведение телефонной и информационной базы министра (контакты, дни рождения и т.д.).
- Координация работы водителя министра.
- Организация поездок и командировок министра (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т.п.).
- Составление писем, запросов, других документов по поручению министра, начальника отдела.
- Осуществление объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений граждан и организаций, государственных органов и органов местного самоуправления.
- Прием поступающей в министерство корреспонденции, осуществление ее предварительного ознакомления, анализа, классификации.
- Ведение электронной базы в системе электронного документооборота Правительства Кировской области (далее – СЭД-ПКО).
- Регистрация корреспонденции, обращений, заявлений граждан и иных документов, а также внутренней документации в СЭД-ПКО.
- Своевременная передача корреспонденции министру, заместителям министра, начальникам структурных подразделений для использования в работе либо подготовки ответа.
- Осуществление подготовки сводных планов работы министерства, сводных отчетов о деятельности министерства.
- Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их обработки, сохранности и в установленные сроки сдачи в архив.
- Ведение учета и хранения номерных гербовых бланков Правительства Кировской области, Губернатора Кировской области.
- Участие в ежегодной сверке наличия в министерстве документов и дел с ограничительной пометкой «Для служебного пользования».
- Ведение учета и регистрации исходящих документов министерства, проверка правильности их оформления и отправки.
- Организация своевременного списания в дело исполненных документов.
- Участие в проверке актов о выделении к уничтожению дел министерства, не подлежащих хранению.
- Подготовка информации к оперативным совещаниям с участием министра о фактах неисполнения или несвоевременного исполнения документов.
- Проводить инструктаж вновь принятых сотрудников в министерство и знакомить их с нормативными и методическим материалами по вопросам организации работы с документами и ведения делопроизводства.
Образование:
Высшее
Квалификация:
Отбор по результатм конкурса
Опыт:
1
